Je vergadering is geen advertentieprofiel.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Meeting Notes wordt geleverd door Newtech Studio B.V.. Bij zakelijk gebruik bepaalt je organisatie waarom en hoe een vergadering wordt verwerkt. Je organisatie is dan doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en Newtech Studio B.V. verwerker. Gebruik je een persoonlijk account, dan is Newtech Studio B.V. verantwoordelijk voor het leveren van de dienst en de verwerking van je accountgegevens. Voor onze eigen beveiliging, ondersteuning en dienstadministratie kunnen we zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Welke gegevens verwerken we?

• Account en toegang: je e-mailadres, gebruikers-ID, organisatie of persoonlijke werkruimte, rol en toegangsstatus. Bij een werkaccount verwerken we ook Microsoft Entra-identificatoren. Bij een persoonlijk account bewaren we een beveiligde wachtwoordhash en gegevens voor e-mailverificatie en wachtwoordherstel.
• Vergadering: titel, datum, taal, audio, transcriptie, tijdcodes, sprekerlabels en namen.
• Verslag: gegenereerde verslagen, gekozen template, extra instructies, revisies en het gesprek waarmee je een verslag corrigeert.
• Optioneel stemprofiel: een stemembedding en bewijs van uitdrukkelijke toestemming, alleen wanneer je organisatie deze functie heeft ingeschakeld.
• Beveiliging en werking: auditgebeurtenissen, tijdstippen, betrokken account, doelobject, mogelijk IP-adres en technische fout- en prestatiegegevens. De mobiele app verstuurt ook opname-diagnostiek, zoals onderbrekingen, opnamestatus en -duur, besturingssysteem, app- en buildversie en update-ID. Deze gegevens zijn gekoppeld aan je account en helpen ons opnameproblemen te onderzoeken; ze bevatten geen audio of transcriptie.

De mobiele app gebruikt de microfoon alleen nadat je toestemming hebt gegeven. Sessietokens worden lokaal in de beveiligde opslag van iOS of Android bewaard. De app vraagt je vóór een opname te bevestigen dat deelnemers zijn geïnformeerd.

Waarom verwerken we deze gegevens?

We gebruiken de gegevens om je aan te melden, een opname te uploaden, sprekers te onderscheiden, transcripties en verslagen te maken, resultaten te delen, bewaartermijnen uit te voeren, misbruik te voorkomen en ondersteuning te bieden. De grondslag volgt doorgaans uit de overeenkomst en instructies van je organisatie, of uit de overeenkomst met jou als individuele gebruiker. Je e-mailadres wordt ook gebruikt voor verificatie en wachtwoordherstel. Voor beveiliging en wettelijke administratie kan een gerechtvaardigd of wettelijk belang gelden. Een stemprofiel wordt uitsluitend op basis van uitdrukkelijke toestemming gebruikt; die toestemming kun je intrekken.

Waar staan de gegevens en wie helpt ons?

Scaleway levert de productieomgeving voor rekenkracht, database en opslag in de EU. pyannoteAI verwerkt audio voor transcriptie en sprekerherkenning; Melious verwerkt transcripties en instructies voor het genereren en bijwerken van verslagen. Microsoft Entra verzorgt de aanmelding voor gekoppelde werkaccounts. Verificatie- en wachtwoordherstelberichten worden verstuurd via onze mailserver op mail.document.works.

Apple, Google en Expo kunnen bij installatie, distributie en technische app-updates beperkte apparaat- en verzoekgegevens verwerken volgens hun eigen voorwaarden. Via die kanalen sturen we niet bewust je audio, transcriptie of verslag mee.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Je organisatie kan kortere of langere inhoudstermijnen instellen. Stemprofielen blijven staan totdat toestemming wordt ingetrokken. Databaseback-ups kunnen maximaal 14 dagen en verwijderde blobs maximaal 7 dagen in herstelvoorzieningen blijven voordat ze automatisch vervallen.

Hoe beschermen we gegevens?

Verkeer is versleuteld met TLS en opslag is versleuteld. Diensten gebruiken waar mogelijk beheerde identiteiten en beperkte rollen. Tijdelijke upload- en downloadlinks verlopen snel. Toegang is tenantgebonden en lees-, schrijf- en verwijderacties worden geaudit.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens en bezwaar maken waar dat recht geldt. Omdat je organisatie vaak de verantwoordelijke is, stemmen we een verzoek zo nodig met haar af. Lees de concrete stappen bij account en gegevens verwijderen of mail privacy@meeting-notes.eu. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of je lokale toezichthouder.